Hvad er et forbrugsregnskab?
Et forbrugsregnskab er en opgørelse over lejerens faktiske forbrug af vand, varme eller el. Ved boligudlejning er det lovpligtigt at lave et forbrugsregnskab, hvis lejeren opkræves for deres forbrug ud over lejen. Opkrævning af forbrug sker løbende med lejen, som acontobetalinger, der er estimeret til at dække forbruget af vand og varme samt evt. el.
Efter årets udgang fremsender forsyningsselskaberne opgørelser på varme, vand og evt. el. Herefter kan forbrugsregnskabet udarbejdes og det viser, om lejeren har betalt for meget eller for lidt i aconto. Dermed skal lejeren enten have penge tilbage eller have en efterregning.
Hvis du udlejer en ejendom, kan du forbedre din driftsøkonomi ved at lade lejeren betale for udgifterne til vand, varme og el. Det skal dog fremgå af lejekontrakten, at lejeren skal betale særskilt for sit forbrug. Det kan tit være en udfordring ved køb af ældre udlejningsejendomme med gamle lejekontrakter, hvor forbruget er indeholdt i lejen. Det betyder, at udgiften til vand, varme og el indgår i dine driftsudgifter og dermed tynger din nettoleje samt værdiansættelse af ejendommen. Derfor er det vigtigt at installere forbrugsmålere når enhederne skal genudlejes, så du kan flytte udgiften til forbrug fra ejendommen og over på lejeren.
I de fleste tilfælde kan lejeren selv tilmelde sig el, og afregne direkte med forsyningsselskabet, det kræver dog, at lejemålet har en individuel elmåler. Ved udlejning af huse eller rækkehuse har lejeren i visse tilfælde også mulighed for at tilmelde vand og varme direkte hos forsyningsselskabet, hvilket gør administrationen endnu lettere.
Hvis der derimod er tale om en lejlighed i en ejerforening eller i en udlejningsejendom, skal lejeren betale et acontobeløb til at dække vand, varme og evt. el, hvilket reguleres med forbrugsregnskabet når det opgøres i starten af det følgende år.
For at udarbejde et forbrugsregnskab kræver det, at der i lejemålet er individuelle målere, så lejerens faktiske forbrug kan opgøres. Det er ikke tilladt at lave forbrugsopgørelser efter en fordelingsnøgle på fx. antal; kvm, køkkener, badeværelser, beboere mv.
Ligeledes har man i EU vedtaget et Energieffektivitetsdirektiv (EED), der tilvejebringer nogle retningslinjer som EU-lande skal overholde med henblik på at opnå besparelser på energiforbruget.
Med dette direktiv kræves det, at alle nye forbrugsmålere skal kunne fjernaflæses, og at alle gamle målere skal være skiftet til fjernaflæste målere i 2027. Derudover skal lejerne have løbende indsigt i deres månedlige forbrug.
Nye fjernaflæste målere kan være dyre at få installeret, navnligt hvis der ikke tidligere har været individuelle forbrugsmålere. Særligt første gang vandmålere installeres, kræver det typisk indskæring på vandrørene ved alle forbrugsstederne, herunder køkken, bad, toilet, bryggers mv.
Dog gør fjernaflæste målere administrationen af dine lejemål lettere, idet man ikke længere skal have fysisk adgang til lejemålene for at aflæse forbruget.
Hvad skal forbrugsregnskabet indeholde?
Et forbrugsregnskab skal sendes skriftligt til lejeren og der er en række kriterier som regnskabet skal overholde for at være gyldigt:
- Angivelse af tidsperiode på opgørelsen
- En opgørelse over hele ejendommens forbrug (hvis du ejer hele ejendommen)
- Lejerens andel af de samlede udgifter
- En opgørelse over lejerens acontobetalinger
- Informere at lejeren kan gøre indsigelser mod forbrugsregnskabet
- Informere lejeren om, hvornår du har modtaget forbrugsregnskabet, såfremt lejeren først får det efter forbrugsregnskabets frist.
Variabelt forbrug og faste andele
I forbrugsregnskabet opgøres lejerens forbrug primært ud fra måleraflæsninger, som viser det faktiske forbrug i lejemålet.
Dog medtager forbrugsregnskabet også forbrugsuafhængige udgifter, der er relateret til varme og varmt vand. Det vedrører typisk varmetab på rør, veksler og beholdere, som deles ud på lejerne over nogle faste haneandele og varmefordelingstal. På denne måde er lejeren med til at betale for ineffektiviteten i varmesystemet.
En lejlighed med et køkken og to badeværelser med en vaskesøjle betaler for flere haneandele, end en mindre lejlighed med køkken og et bad uden vaskesøjle. Dermed betaler lejligheden en større andel af de samlede forbrugsuafhængige udgifter på varmt vand.
Ved opvarmning betaler en større lejlighed også flere varmefordelingstal, end en mindre lejlighed, da dette er opgjort på lejemålet.
Hvis en lejlighed er særligt eksponeret for kulde, f.eks. en taglejlighed eller gavllejlighed med flere kolde ydermure end andre lejligheder i ejendommen, så får lejligheden en reduktion i de faste varmefordelingstal, for at udjævne forskellene mellem lejlighedernes varmeforbrug.
Aconto-tilbagebetaling
Hvis lejeren har betalt for meget i aconto, skal lejeren have penge tilbage.
En aconto-tilbagebetaling kan gøres på to måder: enten ved at tilbagebetale det overskydende acontobeløb til lejerens bankkonto eller ved at trække det fra i den næste husleje.
Vælger du at tilbagebetale til lejerens konto, skal lejeren senest modtage pengene den 1. i den efterfølgende måned. Sender du f.eks. forbrugsregnskabet ud den 10. juni, skal lejeren senest have pengene d. 1. juli.
Aconto-efterregning
Hvis lejeren har betalt for lidt i aconto, skal lejeren betale en efterregning.
I tilfælde af en aconto-efterregning kan du også afregne det på to måder: enten ved at opkræve efterregningen over næste huslejeopkrævning, eller bede lejeren indbetale det som en særskilt opkrævning.
Hvis du bruger betalingsservice til at opkræve husleje, er det administrativt lettere at afregne lejerens aconto-efterregning over huslejen. På denne måde skal lejeren ikke manuelt lave en overførsel i banken, da betalingsservice sørger for automatisk afregning af huslejen inklusiv det regulerede beløb, som du har indtastet.
Forbrugsregnskab ifølge lejeloven
Lejeloven har klare regler i forhold til forbrugsregnskabet, som kan være brugbare, hvis der skulle opstå tvister mellem dig og lejeren.
Udover de førnævnte krav til, hvad forbrugsregnskabet skal indeholde, er der regler for, hvordan du må hæve acontobeløbet samt at lejeren har mulighed for at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet.
Hævelse af acontobeløb
Hvis det viser sig, at lejerens faktiske forbrug er væsentligt højere end det beløb, der betales i aconto, kan du hæve det månedlige acontobeløb, så det afspejler det faktiske forbrug.
Du skal med senest seks ugers varsel give din lejer besked om, at du vil hæve acontobeløbet.
Målet er at opkræve et acontobeløb, der så vidt muligt afspejler lejerens faktiske forbrug. Dette kan dog være udfordrende, da lejeres forbrugsmønstre varierer. Nogle bruger meget varme og varmt vand, mens andre er meget sparsomme. Dog bør acontobeløbet fastsættes, så det realistisk repræsenterer det forventede forbrug i lejemålet, evt. med et lille tillæg i tilfælde af højere forbrug eller stigende priser.
Det er vigtigt, at du ikke opkræver for lidt i aconto, da det forringer din likviditet og du laver udlæg på vegne af lejerens forbrug. Dermed kan lejeren ende med en stor efterregning, som de ikke kan betale. Det er altid “sjovere” for lejeren at modtage en tilbagebetaling.
Som udlejer beskytter det din likviditet løbende og tilmed skaber det en positiv oplevelse for lejeren.
Lejerens indsigelse mod forbrugsregnskabet
Lejeren har ifølge lejeloven ret til at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet, hvis vedkommende ikke er enig med el, vand og varme opgørelsen.
Indsigelsen skal indeholde en præcis angivelse af de punkter, hvor lejeren ikke er enig. Dermed kan lejeren ikke bare erklære sig uenig, men er nødt til at præcisere specifikke dele af forbrugsregnskabet, hvor vedkommende ikke er enig.
Er der en beboerrepræsentation i ejendommen, kan denne gøre indsigelse på vegne af alle lejere.
Vil du efter en indsigelse fastholde forbrugsregnskabets opgørelse, skal du indbringe sagen for Huslejenævnet senest seks uger efter, at lejerens indsigelsesfrist er udløbet.
Nedslagspunkter i lejeloven vedrørende forbrugsregnskab
Paragraf 72-80 i lejeloven omhandler forbrugsregnskaber for vand, varme, opvarmning af vand, køling samt el og gas.
Loven siger, at forbrugsregnskaberne skal udregnes separat, og du kan dermed ikke lave ét forbrugsregnskab, der dækker både vand og varme.
Ligeledes skal regnskabet vise, hvad lejeren betaler til, og hvad vedkommendes direkte andel af det samlede forbruget er (hvis du laver en samlet opgørelse over hele ejendommen, skal hver lejer kunne se sit eget forbrug).
Hvis ikke andet er aftalt, starter forbrugsregnskabet den 1. juni, og senest fire måneder efter regnskabsårets afslutning, skal lejeren have et forbrugsregnskab. Dog indskrives startdatoen for forbrugsregnskabet altid i lejekontrakten, og det er mest anvendt at det følger kalenderåret.
Hvis lejeren ønsker det, skal du give adgang til bilag, som vand og varmeregnskabet er udarbejdet på baggrund af.
Skulle du ved en fejl glemme en udgift i forbindelse med forbrugsregnskabet, kan du videreføre det til det nye regnskabsår, såfremt udgiften ikke overstiger 10% af de samlede udgifter. Dette skal meddeles til lejeren.
Omkostninger til nyt energimærke kan lægges på lejeren over forbrugsopgørelsen. Dog skal omkostningen fordeles ligeligt over de år, energimærkningen gælder. Dvs. hvis et energimærke gælder i 10 år, skal udgiften deles ud på 10 år og sidenhen på hver af lejerne. Som udlejer skal du huske at informere lejerne om, at der er lavet en energimærkning, og hvis en lejer beder om det, skal du give dem mulighed for at se energimærkningen og eventuelle tilhørende dokumenter.
Tidsfrist for forbrugsregnskab
Senest fire måneder efter at regnskabsåret er slut, eller tre måneder efter du har modtaget den sidste årsopgørelse fra forsyningsselskaberne, skal du have lavet et forbrugsregnskab til lejeren.
Forbrugsregnskab ved fraflytning
Hvis din lejer fraflytter dit lejemål midt i en regnskabsperiode, skal forbrugsregnskabet laves med fraflytningsdatoen som skæring.
Betaler lejeren el direkte hos forsyningsselskabet, har du intet med dette at gøre. Det er lejerens ansvar at få meldt sin flytning.
Du har lov til at beholde en del af lejerens depositum til at dække en eventuel efterregning i tilfælde af, at lejeren har betalt for lidt i aconto.
Der er også den mulighed, at forbrugsmålerne i lejemålet bliver aflæst i forbindelse med fraflytningen. Her vil det også fremgå i lejekontrakten, om du har ret til at opkræve lejeren et gebyr for aflæsningen.
Tilbagebetaling og efterbetaling af forbrugsregnskab
Som tidligere skrevet kan du reducere huslejen den kommende måned eller udbetale pengene til lejerens konto i tilfælde af, at lejeren har betalt for meget i aconto.
Har lejeren derimod betalt for lidt, kan du sende et krav om efterbetaling i form af en stigning i husleje. Dette kan du først gøre minimum en måned efter, at forbrugsregnskabet er sendt ud.
Det betyder, at hvis du sender forbrugsregnskabet ud den 10. august, som viser, at lejeren har betalt for lidt, kan du først opkræve pengene som ekstra husleje
d. 1. oktober.
Forbrugsregnskab i praksis
Det er en fordel at kende opbygningen af et forbrugsregnskab, så du kan forklare det til dine lejere, hvis de har spørgsmål til deres opgørelser.
I praksis har du dog sjældent direkte med udarbejdelsen af forbrugsregnskabet at gøre. Typisk indgår du som udlejer en aftale med en udbyder, der specialiserer sig i måleraflæsning og udarbejdelse af forbrugsregnskaber. Udbydere leverer og installerer som regel også dine vand- og varmemålere.
Det kan godt svare sig, at indhente tilbud fra forskellige udbydere, og undersøge forskellene i deres services, idet der kan være mange penge at spare. Dette gælder både på montering af nye målere, men også på prisen af det årlige forbrugsregnskab.
Den årlige pris på forbrugsregnskabet, indgår som en udgift i dine driftsomkostninger, hvorfor det er vigtigt at den ikke er for høj, da det påvirker dit cashflow samt din værdiansættelse af ejendommen.
Hvis du allerede har målere installeret eller selv får monteret nye, skal du sikre, at de fungerer med den udbyder, du vælger. Udbyderen tilbyder oftest også lejerne adgang til en online portal, hvor de kan følge deres forbrug og dermed overholde de tidligere nævnte EU-krav.
Når året er omme, sender du årsopgørelser for vand, gas, fjernvarme eller anden opvarmningskilde til udbyderen sammen med en oversigt over lejernes indbetalte aconto-betalinger. Herefter udarbejder udbyderen forbrugsregnskabet baseret på lejernes faste og variable andele, som tidligere nævnt.
Når forbrugsregnskabet er færdiggjort, sender udbyderen det tilbage til dig, og du kan derefter foretage en aconto-regulering af lejernes betalinger.
Sådan sikrer du, at lejerne passer på dine lejemål
Nogle udbydere tilbyder også ekstra overvågning af dine lejemål. Ved at installere CO2- og fugtmålere kan du holde øje med, om lejerne lufter ordentligt ud, om de tørrer tøj indendørs, og om der er risiko for skimmelvækst.
Desuden kan vandmålere med alarmer opdage vandspild eller lækager, hvilket kan forhindre større skader.
På denne måde kan teknologi hjælpe dig med at beskytte dine lejemål.
Eksempel på forbrugsregnskab
Nedenfor ser du et eksempel på hvordan et varmeregnskab kan se ud, samt hvilke elementer der medregnes. Grundet personfølsom data er eksemplet anonymiseret.
